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2012年8月31日 星期五

你很矛盾耶:談Time Log

August 30 16:23~17:39

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有鄉民問Teddy:「你在《這不是整人遊戲之time log紀錄方式》這一篇宣揚你自己以前是如何寫time log(紀錄工時)的,但是最近你又說,紀錄工時就不敏捷了?要記錄工時也是你說的,不記錄也是你說的。你很矛盾耶!」

此事說來話長。Teddy紀錄工時的那幾年,是在學校念研究所的日子。當初想記錄工時,而且覺得紀錄工時有用,主要有以下幾點原因:

  • 想知道自己每週時間分配:念博班不像是念碩班一樣,畢業時間是比較可以預估的(基本上碩班兩年就可以畢業)。有時候忙了好一陣子,卻發現自己的研究沒什麼進展。藉由寫 time log,可以確定自己有沒有把時間平均分配到該分配的地方。例如,修課、準備資格考、讀paper。舉個例子,有些人可能認為修課很重要,把全部的時間都拿去修課、寫作業,每一門課都拿第一。但是,三年過去,都沒時間準備考資格考,最後資格考沒過,還是被退學…Orz。從這個角度來看,寫time log是一種協助自己做「time boxing」管理的工具。
  • 想知道某些重複出現的工作需要花多少時間:在研究生的生涯中,像是寫proposal、paper等事情,是會重複出現好幾次。這些工作通常都是有deadline的工作。Teddy還記得自己第一次寫proposal的時候,對於需要多少時間才能寫完一份proposal這件事完全沒有任何概念。所以剛開始會很緊張,怕時間到了寫不完,只好七早、八早就開始動手寫(請注意,從敏捷精神的角度來看,太早做某件事也不一定是好的喔…XD)。經過幾次紀錄,Teddy發現寫一份proposal大概需要30-80小時的時間(看是要寫幾年的計畫書以及對該主題的熟悉度)。有了這份參考數據,後來寫proposal這件事對Teddy而言就變成了一件可以預估的工作(當然另一方面也是自己的能力變好了)。除了可預估之外,後來Teddy寫proposal就抱持著一個心態:「我這次準備投資N小時(N介於30-80)在這個proposal上,我的目標就是在這段時間內盡其所能地把proposal寫好。時間到了就把proposal丟出去,然後繼續做其他的事情」。這也是time-boxing的做法。
  • 提醒自己不要偷懶:唸到博班基本上指導教授不會管你要做什麼,自己要對自己準備做的事情有想法。但是,有時候東晃、西晃,一個禮拜過去,發現自己什麼都沒做。如果一週統計下來,發現自己只投入20小時在修課+寫作業+讀書上面,那就很有問題了(迷之音:玩Facebook花了12小時,玩線上遊戲花了20小時…Orz)

寫time log有一個最最最最最重要的重點,那就是「誠實記錄,灌水是沒有意義的」。念書的時候環境單純,老闆(指導教授)不會拿time log來做為打考績的依據,而是用來提醒學生時間分配與使用是否洽當。再加上當時的工作類型也相對單純,Teddy自己想了一個overhead最小的紀錄time log方法(請參考《這不是整人遊戲之time log紀錄方式》),也就持續寫了好幾年的time log。

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場景換到公司內部。

CEO:我以員工的性命發誓,紀錄工時只是用來作為計算專案成本的參考,絕對不會用來當作打考績的依據 開個玩笑

主管:啊,一週下來玩Facebook花了一小時…不錯嘛勃然大怒 火冒三丈(笑裡藏刀)。回email花了四小時。是怎樣,寫情書給女朋友求婚嗎?

打考績的時候…

主管:嗯,從time log看起來,「馬屁雉」平日每天都工作25小時以上,連假日都來加班。我叫「馬屁雉」往東,他絕對不敢往西,完全配合公司的 愚人 政策。非常優秀的一位奴才…不對,是人才。考績甲等,年終打賞六個月。

主管:另外這個「白木林」,每天都給我準時下班,假日也不來加班,還三不五時跟我唱反調。考績丁等,外調「最果署」(鄉民甲:這是哪裡啊?!)。

CEO:嗯,此次「京察大典」愛卿操辦的不錯,打賞黃馬褂一件。

主管:謝主隆恩。

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友藏內心獨白:現在是演到哪個朝代了?

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