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2015年6月11日 星期四

無關WIP

June 09 22:17~00:00

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▲造成context switch的禍首之一。

 

Teddy是一個多工能力很弱的人,無法同時間處理太多事。幾年前接觸了看板(Kanban)方法之後,學了WIP(Work In Progress;半成品)的觀念,知道如果WIP太高,lead time(交期)會變長。這一陣子第二次下定決心要寫一本設計模式的書,但上禮拜因為上了四天課外加一天的顧問服務,累到這禮拜也沒心思寫書。有時候累並不一定是身體上的疲倦,而是耗盡腦力的那種累,會讓人只想放空,無法從事過於花腦筋的活動。

剛剛盤點了一下,發現自己的工作類型大致可分成五種:

  1. 處理公司行政事務:包含回email、記帳、繳費等。
  2. 行銷:每天寫一篇寫部落格、參加C C Agile、演講。
  3. 賺錢:拜訪客戶、教課和提供顧問服務。
  4. 進修:看書、文章、討論、上課或參加聚會。
  5. 開發:寫書和開發新教材。
  6. 玩貓。

前三項工作的lead time短則幾分鐘(回email),長則三天(上課)。顧問服務雖然長達幾個月甚至是一整年,但是lead time可以用每次到府服務時間來算,所以一次最多也是一天。總之這些工作的lead time都是相對穩定、可預測。

第四項工作中,讀書的lead time大約介於14~90天,但有些書會一看再看,有些則是只看一部份沒有打算一次看完,所以lead time只算看完第一次或是第一個階段所花的時間。看文章、討論或去上課,大約介於0.5~2天。

真正傷腦筋的是第五項工作,寫書和開發新教材。根據以往經驗,第五項工作的lead time雖然不是不能測量,但是長達半年到一年以上的lead time,常常會使得第五項工作的時間被前四項工作給中斷。更慘的是,寫書和開發新教材都是非常花腦力的工作,一但被中斷之後,要再繼續又要浪費不少context switch的時間

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Teddy覺得應該不是同時間處理太多事,而是有太多事想要處理(迷之音:有不同嗎?)。在這種情況下,減低WIP似乎無法進一步降低lead time,過低的WIP甚至還可能當某項工作卡住時無法切換到其他工作上。所以Teddy採取的策略是:

  1. 價值驅動:優先並安排較多資源在對客戶有價值(可以賺錢)的工作上。
  2. 精準主義:不是自己的客戶不用強求,做自己想做、能做的事情,並且努力把它做到最好。不必要的會議、聚會、邀約不參加,遇到頻率不對的人少說幾句話。
  3. 最小化日常工作時間:儘量將事務性工作流程標準化,儘速完成。
  4. 安排狀態忙與狀態閒的工作模式:溫伯格在《顧問成功的秘密(The Secrets of Consulting)》一書中提到,顧問只有兩種狀態:「狀態忙與狀態閒」。有時候案子全部擠在一起,忙到喘不過氣來。有時候一整個月都沒案子,閒到心發慌。怎麼辦?利用狀態忙的時候好好賺錢,然後支撐狀態閒的時候好好讀書、寫書、開發教材。
  5. 保守主義:現行已經運作良好的模式,除非明確發現有更好的做法,否則儘量不要任意改變。

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套用上述策略,可以把手邊大部份的工作順利完成。到目前為止,Teddy還在想辦法平衡的兩個作用力是「每天寫一篇部落格」VS「寫書或開發新教材」。 這兩者都是需要花腦力的工作,而「每天寫一篇部落格」是一個很強的作用力,不但經常發生(每天一次)而且需要很多時間準備。經常寫完部落格之後,就沒力寫書或開發教材了。說到底可能還是context switch所造成的浪費。如果有一天可以找到平衡這兩個作用力的方法,也許Teddy的產能會突飛猛進挑眉質疑

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扯了這麼多,還有一點很重要的因素,就是要保持身體健康。一旦生病,所有計畫都被打亂,除了休息以外,能做的事情很少。

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友藏內心獨白:身體健康才是真的。

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