看板方法介紹（5）：Kanban方法的六個實務做法—Make Policies Explicit

August 12 10:32~12:15

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今天介紹Kanban方法的第四個實務做法：Make policies explicit。

4. Make Policies Explicit

實踐看板方法的第四步是「讓規則明確」（也有人翻譯成「顯示化規則」），意思是說讓所有團隊成員都清楚每一個work item進入與離開每個工作階段的條件（規則）。也就是說團隊成員對於工作流程的要求要有一致的認知，否則大家雞同鴨講，沒有明確的做事標準，日後很難持續改善工作流程。

假設鄉民們的工作流程如下圖所示，「讓規則明確」就是： 

• 在什麼時候以及何種條件之下，可以把一件工作從想法移到Top 5、Top 5 移到分析（進行中）、分析（進行中）移到分析（完成）、分析（完成）移到實作（進行中）等？例如，
  • 來自業務部門的需求，要多久開一次會，決定那些需求要優先實作（由「想法」移到「Top 5」）？哪些人需要參與會議？用何種形式開會（面對面或視訊）？選擇需求的機制是什麼（投票、共識決、還是官大權力大）？開會前是否需要事前準備？
  • 如果Top 5的工作項目有不同的種類，例如user story、technical story、bug fix、固定交付時間的需求，要如何選擇這些工作到分析（進行中）？採用先到先服務，還是依據不同的工作種類，分配不同的「產能」？
  • 何謂「實作完成」？是否有包含撰寫單元測試、code review等活動？
• 當工作遇到阻礙或是產生bug的時候，要如何處理？例如，
  • 紀錄工作被阻礙的天數，並訂定升級回報策略。例如，阻礙超過三天回報給部門主管，超過七天回報給單位副總等。
  • 阻礙發生時團隊要如何協助排除？
  • 發生bug的應對策略是什麼？解bug的優先順序是否高於一般的工作項目？
• 對於不同服務等級（class of services）的工作，要如何安排資源來處理？例如，
  • 要區分哪幾種服務等級？
  • 針對各種服務等級的服務層級協（service-level agreement；SLA）是什麼？
  • 要如何分配資源以滿足SLA。

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有些團隊會將這些規則表現在kanban board上面，例如將工作移動規則寫在下圖中黃色五角形之內，以及特別留一條泳道（swim lane）給緊急的工作，但限定同時間只能有一個緊急工作。無論採用哪種方式，總之這些規則必要須明確的定義清楚，並且讓團隊成員以及所有利害關係人知道。

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有人認為「Make Policies Explicit」這條規則應該已經被第一條「Visualize」所涵蓋，所以可以不用特別單獨列成一條。關於這一點請參考〈Kanban的3、5、6〉。

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友藏內心獨白：不管是三條還是六條，每一條的內容都很多啊。