如何用看板管理卡住的工作項目？

May 31 10:30~11:53

狀況分析

使用看板的團隊經常會遇到工作做到一半卡住的問題，卡住的原因不外乎：

• 遇到技術困難不知道該怎麼做下去。
• 遇到相依性問題，需要等待其他資源（工作、人、設備、材料）完成才可以繼續。

依據卡住的時間長短，卡住的狀況又可分為：

• 短期：團隊投入資源想辦法排除卡住的原因，每日站立會議追蹤卡住工作的進度，儘量讓工作可以順利往下游移動。
• 遙遙無期：預期工作會卡住很久，或是在特定時間才有辦法處理該工作。不需要在每日站立會議追蹤卡住工作的進度，一周、兩周甚至一個月更新一次進度即可。

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用看板管理卡住的工作項目

▼針對短期卡住的工作，在該工作卡片上面貼上一張粉紅色便利貼，提醒團隊該工作項目發生阻礙，需要特別關注排除阻礙讓工作順利流動。

▼每日站立會議時追蹤阻礙項目的狀況，如果尚未排除則在該阻礙項目上用筆點一點，類似progress bar的概念。如果阻礙卡片上的progress bar越長，表示該阻礙停留時間越久。

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針對被卡住「遙遙無期」的工作項目，短時間團隊並不會也沒辦法去處理它。如果直接把它放在看板上不管，會佔據一個WIP，這樣也不好。

▼一種常見的作法是在看板上建立一個獨立的Ice Box（冰箱）工作階段，把卡住遙遙無期的工作項目移入Ice Box。如此一來原本的工作階段便空出一個WIP，而團隊只需要定期檢視Ice Box裡面的工作卡片有沒有「臭酸」或「超出保存期限」即可。

當Ice Box中的工作項目其卡住的原因排除之後，只要原本的工作階段未達WIP上限，便可移回原本的工作階段繼續施工。

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如果怕整個看板只有一個Ice Box不容易分類不同工作階段卡住的工作項目，可以參考《Agile Project Management with Kanban》書中的做法，直接在工作階段增加一個追蹤（Track）欄位。

▼如下圖所示，追蹤欄位和Ice Box類似，（通常）沒有WIP限制，放在其中的工作項目數量不會佔據實作工作階段（WIP Limit  = 5）的WIP。

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結論

看板透過小批量生產與消除變異性讓工作流動得更順暢，縮短產品交期。卡住的工作代表產生阻礙，也就是工作流程產生變異，需要特別關注，才不會發生「人進不來，貨出不去，公司發不了財」的問題。

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友藏內心獨白：貨暢其流。