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2016年4月11日 星期一

發票掉了怎麼報帳?

March 29 21:26~22:35

螢幕截圖 2016-03-29 22.29.32

▲畫面節錄自Google搜尋「發票」結果

 

發票掉了怎麼報帳?答案當然不是「撿起來」那麼簡單。

 

事件一

成立泰迪軟體之後公司的帳務都是委由當初北科大育成中心所介紹的會計師負責,Teddy只要每個月把發票寄給會計師即可,對於會計帳務處理細節也就不甚了解。記得公司剛成立沒多久在某次課程結束後一個多月,收到一位學員來信反應說他沒有收到發票。收到這封信件當下覺得莫名其妙,因為所有的發票都在上課日當面交給學員,怎麼會過了一個多月之後才說「沒收到發票?」這和去便利商店買東西,然後過了一個月跑去跟說一個月前的發票沒拿到有什麼不同?

雖然告知對方從「發票存根聯」可以證明發票的確是開出去了,但對方就是咬定他沒拿到。正在煩惱要如何處理的時候,過沒幾天對方自己寫信來說發票「被發現了」,這件事就算告一段落。

經過這件事學會一件事,以後面交發票都要請對方「簽名」,以免日後發生類似狀況有理也說不清。

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事件二

這一次也是發票遺失事件,只是主角換成泰迪軟體把買東西的發票給弄丟了。還好隔天就發現,經過詢問會計師,原來可以請對方提供存根聯影本兩份,蓋上發票章並註明與正本相符即可

經過這次事件學到,原來遺失發票正本只要請廠商提供存根聯影本兩份、蓋上發票章並註明與正本相符即可視同正本報帳。怎麼在事件一中學員反應遺失發票,會計師沒有教這一招哩XD。

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事件三

又有一次過了N個月收到學員來信說他們會計沒有拿到發票無法銷帳,還好有了事件一的經驗,Erica把每次上課學員簽收發票的表格都存留下來。在告知對方當初發票已經由上課學員簽收帶回(連發票編號都有紀錄)且有簽收證明之後,對方改口說他們遺失發票。然後除了要求泰迪軟體將發票存根影本蓋章寄回給他們,對方還要用「折讓」的方式請泰迪軟體重開一張本年度的發票給他們,以便他們可以銷帳。

將發票存根影本蓋章寄回這沒問題,但是對方要開折讓單,然後請泰迪軟體重開一張今年度的發票給他們,這一點Teddy就覺得怪怪的。都N個月(去年度)的事情,去年的帳泰迪軟體也都處理完了,你現在要求用折讓的方式重開發票,這不是造成會計師額外的工作負擔。

一開始Teddy拒絕對方重開發票的要求,但對方似乎有極大的困難,最後Teddy只好再請教會計師(因為每個月只付很少錢的給會計師,所以除非逼不得已Teddy儘量不想打擾會計師,不有想凹對方的感覺)。

會計師一開始有點疑惑:「已經把發票存根聯影本蓋章寄回了,這樣不就可以報帳了嗎?」但Teddy也不清楚,對方就堅持一定要開折讓單然後重開一張今年的發票。後來會計師想了2秒,似乎想到了什麼,於是說:「照理講這麼久之前的事我們是可以拒絕對方的要求,但是做生意總是互相體諒,做帳手續也不會特別麻煩,可以請對方開折讓單然後我們重開一張今年度的發票給他們。」

經過本次經驗,又學到原來即使過了一個年度,就算是忘記作帳也可以先開立折讓單(等於退貨的意思)給廠商,然後再請廠商重開一張本年度的發票。

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每次只要遇到帳務的問題就頭大,該去上個「會計 X 即戰力」的課嗎XD。

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友藏內心獨白:原來折讓單的功能這麼強大。

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