看板方法介紹（3）：Kanban方法的六個實務做法--Visualize與Limit WIP

August 08 13:39~14:45

 

在了解了kanban這個字的涵義以及pull system之後，接下來介紹Kanban方法六個核心實務做法。今天先介紹前兩個。

1. Visualize

實踐看板方法的第一步是將工作項目（work item）與工作流程（workflow）可視化、視覺化、或目視化，以便得知現有工作的現況，做為日後持續改善的基礎。

做到可視化的第一步，就是將現有工作流程畫出來，請注意現有這兩個字，採用看板方法的第一步，不是要設計一個新的流程，而是先了解自己團隊的現有工作流程，並將其畫出來。這個現有流程，不是公司文件書面規定的標準流程，而是團隊成員真正做事的流程。畫出流程的時候要找整個團隊成員一起參與討論，而不是讓主管一個人是畫出他心目中理想的（未來）流程。

這個流程不是一成不變的，日後可以隨時調整。所以第一次畫流程的時候，不要花太多時間，想了太多之後反而什麼事都沒做。大概一個下午的時間討論就足夠了。

流程畫好之後一般建議找一面大的牆，把這個流程畫在牆上。可以用膠帶來貼出各個不同的流程階段，重點是要讓大家很容易看到這個「kanban board（看板）」。

下一步就是要設計代表work item的卡片。work item的設計也是一個單獨的課題，目前先簡單用便利貼來表示即可。在看板方法中，常見的工作項目有user story、use case、epic、change request、bug、issue、technical story等。對應到Scrum，work item相當於product backlog item（PBI）。在看板方法中，基本上只追蹤work item，而不追蹤task（任務），所以看板上面移動的卡片主要代表end-to-end的工作項目（what），而非表示實作任務的task（how）。但是，鄉民們也可以設計自己的看板，讓它可以同時表達work item和task的狀態，這點等以後談到看板方法和Scrum比較的時候再說。

至於work item卡片的設計，一樣日後再詳談。

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2. Limit WIP

實踐看板方法的第二步則是限制WIP，WIP是work in progress或是work in process的簡寫，表示在途工作量，就是同時開工但是卻尚未完工的工作項目數量。通常團隊會針對每一個工作流程設定各自的WIP，例如，同時間只能有3個user story被拿出來分析，只能有2個功能被測試。

 

也有些團隊針對每個tem member設定不同的WIP，例如Teddy的WIP=3，表示Teddy同一時間手邊只能有3份工作。在這3份工作尚未完成之前，不可以接新的工作來做。

看到這裡鄉民們一定會有個疑問：「為什麼要限制WIP？」簡單的說，就是要讓開發人員不要繼續「以債養債（拿更多新的工作來掩飾原有工作無法完成的問題）」，實踐「stop starting，start finishing」的精神。

換句話說，限制WIP可以讓團隊成員更佳專注與手邊的工作，減少工作切換所造成的浪費，因而可以加速工作完成的時間（降低lead time，一件工作從開始準備做，到做完離開生產線所花費的時間）。此外，當工作卡住而無法完成的時候，開發團隊不能以此為藉口忽略這些被卡住的工作（因為有WIP限制，不能無限制的一直拿工作而不完成它），此時就有可能會有人閒置下來，而影響工作流程與產能。觀察到這樣的現象（因為實踐了第一條作法，將工作流程可視化），鼓勵團隊成員一起解決問題，排除阻礙。

至於WIP要如何設定，以下是書中建議的幾種方式，鄉民們可以參考一下。重點在於WIP也是可以調整的，團隊如果對於改變很排斥，一開始WIP可以設的稍為大一些，再逐次下降。以免一開始WIP太小，暴露出太多問題，大家心臟不夠力，無法承受不能說的真相，而動搖國本啊。

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友藏內心獨白：分次看比較不會頭暈。