August 08 13:39~14:45
在了解了kanban這個字的涵義以及pull system之後,接下來介紹Kanban方法六個核心實務做法。今天先介紹前兩個。
1. Visualize
實踐看板方法的第一步是將工作項目(work item)與工作流程(workflow)可視化、視覺化、或目視化,以便得知現有工作的現況,做為日後持續改善的基礎。
做到可視化的第一步,就是將現有工作流程畫出來,請注意現有這兩個字,採用看板方法的第一步,不是要設計一個新的流程,而是先了解自己團隊的現有工作流程,並將其畫出來。這個現有流程,不是公司文件書面規定的標準流程,而是團隊成員真正做事的流程。畫出流程的時候要找整個團隊成員一起參與討論,而不是讓主管一個人是畫出他心目中理想的(未來)流程。
這個流程不是一成不變的,日後可以隨時調整。所以第一次畫流程的時候,不要花太多時間,想了太多之後反而什麼事都沒做。大概一個下午的時間討論就足夠了。
流程畫好之後一般建議找一面大的牆,把這個流程畫在牆上。可以用膠帶來貼出各個不同的流程階段,重點是要讓大家很容易看到這個「kanban board(看板)」。
下一步就是要設計代表work item的卡片。work item的設計也是一個單獨的課題,目前先簡單用便利貼來表示即可。在看板方法中,常見的工作項目有user story、use case、epic、change request、bug、issue、technical story等。對應到Scrum,work item相當於product backlog item(PBI)。在看板方法中,基本上只追蹤work item,而不追蹤task(任務),所以看板上面移動的卡片主要代表end-to-end的工作項目(what),而非表示實作任務的task(how)。但是,鄉民們也可以設計自己的看板,讓它可以同時表達work item和task的狀態,這點等以後談到看板方法和Scrum比較的時候再說。
至於work item卡片的設計,一樣日後再詳談。
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2. Limit WIP
實踐看板方法的第二步則是限制WIP,WIP是work in progress或是work in process的簡寫,表示在途工作量,就是同時開工但是卻尚未完工的工作項目數量。通常團隊會針對每一個工作流程設定各自的WIP,例如,同時間只能有3個user story被拿出來分析,只能有2個功能被測試。
也有些團隊針對每個tem member設定不同的WIP,例如Teddy的WIP=3,表示Teddy同一時間手邊只能有3份工作。在這3份工作尚未完成之前,不可以接新的工作來做。
看到這裡鄉民們一定會有個疑問:「為什麼要限制WIP?」簡單的說,就是要讓開發人員不要繼續「以債養債(拿更多新的工作來掩飾原有工作無法完成的問題)」,實踐「stop starting,start finishing」的精神。
換句話說,限制WIP可以讓團隊成員更佳專注與手邊的工作,減少工作切換所造成的浪費,因而可以加速工作完成的時間(降低lead time,一件工作從開始準備做,到做完離開生產線所花費的時間)。此外,當工作卡住而無法完成的時候,開發團隊不能以此為藉口忽略這些被卡住的工作(因為有WIP限制,不能無限制的一直拿工作而不完成它),此時就有可能會有人閒置下來,而影響工作流程與產能。觀察到這樣的現象(因為實踐了第一條作法,將工作流程可視化),鼓勵團隊成員一起解決問題,排除阻礙。
至於WIP要如何設定,以下是書中建議的幾種方式,鄉民們可以參考一下。重點在於WIP也是可以調整的,團隊如果對於改變很排斥,一開始WIP可以設的稍為大一些,再逐次下降。以免一開始WIP太小,暴露出太多問題,大家心臟不夠力,無法承受不能說的真相,而動搖國本啊。
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友藏內心獨白:分次看比較不會頭暈。
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