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2014年8月19日 星期二

看板方法介紹(5):Kanban方法的六個實務做法—Make Policies Explicit

August 12 10:32~12:15

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今天介紹Kanban方法的第四個實務做法:Make policies explicit。

4. Make Policies Explicit

實踐看板方法的第四步是「讓規則明確」(也有人翻譯成「顯示化規則」),意思是說讓所有團隊成員都清楚每一個work item進入與離開每個工作階段的條件(規則)。也就是說團隊成員對於工作流程的要求要有一致的認知,否則大家雞同鴨講,沒有明確的做事標準,日後很難持續改善工作流程。

假設鄉民們的工作流程如下圖所示,「讓規則明確」就是: 

  • 在什麼時候以及何種條件之下,可以把一件工作從想法移到Top 5、Top 5 移到分析(進行中)、分析(進行中)移到分析(完成)、分析(完成)移到實作(進行中)等?例如,
    • 來自業務部門的需求,要多久開一次會,決定那些需求要優先實作(由「想法」移到「Top 5」)?哪些人需要參與會議?用何種形式開會(面對面或視訊)?選擇需求的機制是什麼(投票、共識決、還是官大權力大)?開會前是否需要事前準備?
    • 如果Top 5的工作項目有不同的種類,例如user story、technical story、bug fix、固定交付時間的需求,要如何選擇這些工作到分析(進行中)?採用先到先服務,還是依據不同的工作種類,分配不同的「產能」?
    • 何謂「實作完成」?是否有包含撰寫單元測試、code review等活動?
  • 當工作遇到阻礙或是產生bug的時候,要如何處理?例如,
    • 紀錄工作被阻礙的天數,並訂定升級回報策略。例如,阻礙超過三天回報給部門主管,超過七天回報給單位副總等。
    • 阻礙發生時團隊要如何協助排除?
    • 發生bug的應對策略是什麼?解bug的優先順序是否高於一般的工作項目?
  • 對於不同服務等級(class of services)的工作,要如何安排資源來處理?例如,
    • 要區分哪幾種服務等級?
    • 針對各種服務等級的服務層級協(service-level agreement;SLA)是什麼?
    • 要如何分配資源以滿足SLA。

螢幕截圖 2014-08-12 11.21.56

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有些團隊會將這些規則表現在kanban board上面,例如將工作移動規則寫在下圖中黃色五角形之內,以及特別留一條泳道(swim lane)給緊急的工作,但限定同時間只能有一個緊急工作。無論採用哪種方式,總之這些規則必要須明確的定義清楚,並且讓團隊成員以及所有利害關係人知道。

螢幕截圖 2014-08-12 11.20.23

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有人認為「Make Policies Explicit」這條規則應該已經被第一條「Visualize」所涵蓋,所以可以不用特別單獨列成一條。關於這一點請參考〈Kanban的3、5、6〉。

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友藏內心獨白:不管是三條還是六條,每一條的內容都很多啊。

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