利用五步驟聚焦法改善你的看板團隊

August 03 13:30~14:23

 

有一個採用看板（Kanban）的客戶請Teddy幫忙看一下他們的看板，看板示意圖如上圖所示（工作階段名稱已修改，並省略WIP）。以下為背景說明：

• 這個看板由兩個團隊一起使用，分別處理不同類型的工作項目（work item）。
• Team 2的工作技術能力比較多，Team 1的人無法處理，但Team 2的人有能力可以處理Team 1的工作。
• Team 1的人數為Team 2的3倍。

客戶遇到一個問題，Team 2的人手不足，希望增加團隊成員。如果鄉民是團隊的主管，請問是否准許Team 2增加人力？

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Teddy看到這個工作看板的第一個反應是…

Teddy：為什麼要分兩個swim lane（Team 1與Team 2）？如果把兩個團隊合在一起，不就比較容易調配人力嗎？

團隊：但因為兩個團隊所處理的工作技術含量不同，Team 1的成員無法實做Team 2的工作，所以把團隊分開。

Teddy：Team 1的成員有辦法處理Team 2的測試工作嗎？

團隊：如果是測試的話，是可以的。

Teddy：我建議可以考慮修改看板，把兩個團隊合併，然後用不同顏色的工作項目卡片來區分不同類型的工作（class of service的做法）。

 

Teddy：這樣子原本Team 2的人，只要專心在Dev.（開發）工作階段就可以了，測試的工作可以請原本Team 1的人來協助。試行一陣子看看能否減輕原本Team 2的工作負擔。如果此時還是覺得工作太多，再考慮增加人手的問題。

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根據五步驟聚焦法（請參考〈[還少一本書] 目標：簡單有效的常識管理〉），找出系統瓶頸（原本的Team 2）之後，下一步應該是最大化瓶頸的使用率，而不是馬上擴充瓶頸產能（因為擴充產能需要增加人手或機器，這些都要花錢）。以這個例子，瓶頸資源（Team 2）應該被使用於開發工作，而非測試。所以只要調整工作分配，就可以提升瓶頸的使用率。之後，其他非瓶頸的工作階段或是人手，需要調整自己的工作來配合瓶頸（Team 1幫瓶頸測試）。調整過後再考慮是否需要藉由增加人手或機器設備來突破系統的瓶頸，接著尋找下一個瓶頸，直到永遠XD。

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友藏內心獨白：真的是每個團隊運用的方式都不同。